Administration E-Mail

Inhaltsverzeichnis

Diese Inhalte sind sehr alt und evtl. nicht mehr auf dem aktuellen Stand. Bitte besucht unsere Hilfedatenbank für aktuelle Hilfebeiträage.

Dies ist das Kapitel für email aus dem Handbuch Administrationsmenü. Wie das Administrationsmenü aufgerufen wird, erfahrt ihr dort.

Allgemeines

Unter dem Menüpunkt „E-Mail“ wird eine Übersicht aller eingerichteten E-Mail-Adressen mit deren aktivierten Funktionen, der Größe des Postfachs, Weiterleitungszielen etc. angezeigt.

Die Icons in den Spalten der Optionen und Filter bieten weitere Detailinformationen. Mit dem Mauszeiger auf die Grafiken zeigen, um die zusätzlichen Informationen abzurufen.

Beim Löschen einer E-Mail-Adresse werden auch alle darunter definierten Weiterleitungen, Autoresponder und Mailinglisten entfernt. Eventuell noch im Postfach vorhandene E-Mails werden ebenfalls vollständig gelöscht und sollten zuvor abgerufen bzw. gesichert werden.

Neue E-Mail-Adresse erstellen

Wie erstelle ich eine Amnesty-E-Mail-Adresse/Postfach?

Bestehende E-Mail-Adresse verwalten

Zum Verwalten eines Eintrags (einer email-Adresse) ganz rechts auf das Symbol mit dem Ordner und dem Pfeil klicken.

Eingebaute Anleitung

Nach Klicken rechts oben auf „Hilfe“ wird ein Menü eingeblendet, in dem Informationen zu den verschiedenen Bearbeitungsmöglichkeiten aufgerufen werden können.

E-Mail-Postfach anlegen und bearbeiten

Wie erstelle ich eine Amnesty-E-Mail-Adresse/Postfach?

Die weiteren Einstellungen über die Reiter „Mailfilter“, „Autoresponder“, „Mailingliste“, „Serverinfo“ sowie das Einrichten von Alias und Weiterleitungen werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Zum Abschluss sinnigerweise auf „Speichern“ klicken.

Webmailer

Über https://www.premium-webmail.de oder https://webmail.df.eu werden die Webmailer, über die man sich im Postfach anmelden kann. Nebenbei kann hier auch das Passwort geändert werden. Im Intranet > Materialien > Internet sind Tipps für ein sicheres Passwort.

Zum webmailer selber (Version „Horde“) hier nur zwei kurze Hinweise: Hinter dem Zahnrad verbergen sich eine Reihe von Einstellungen, und das Quadrat mit dem Pfeil nach rechts dient zum Ausloggen.

E-Mail Client verwenden

Wie kann ich auf E-Mails meiner Amnesty-E-Mail-Adresse zugreifen?

Wie lauten die Serverinformationen für die E-Mail-Programme?

Passwort vom E-Mail-Postfach vergessen

Ansprechperson ist dann die Webmaster_in. Wenn sie es nicht zufälligerweise notiert hat, kann sie es nicht einsehen. Das ist aus Datenschutz-Gründen so gemacht. Sie vergibt dann ein neues Passwort. Dieses bitte nur persönlich am nächsten Gruppen-Abend überreichen oder per Telefon. Per (unverschlüsselter) Mail ist zu öffentlich.

Weiterleitung einrichten

Wie richte ich eine Weiterleitung für eine E-Mail-Adresse ein?

Alias einrichten

Ein Alias ist eine weitere email-Adresse, die auf dasselbe Postfach zeigt. Sie wird genauso verwaltet wie eine Weiterleitung.

Ein email-Client wird i.d.R. aber nicht mit einer Alias-Adresse zurechtkommen, der braucht die Hauptadresse des Postfachs. Auch im webmail geht die Anmeldung mit der Hauptadresse. Der Alias kann zur Hauptadresse gemacht werden (die Hauptadresse wird damit zum Alias).

Abwesenheitsmeldung

kann über den Reiter „Autoresponder“ eingerichtet werden. Die Funktion „Autoresponder“ steht im Verdacht, SPAM anzuziehen, denn sie bestätigt, dass eine Adresse existiert. Alternativ für die Zeit der Abwesenheit, eine Weiterleitung an Gruppen-Kollegen eintragen oder ihr den Zugang zum Postfach mitteilen. Passwort am besten persönlich überreichen, mit verschlüsselter Mail oder am Telefon. Per (unverschlüsselter) Mail Passwörter zu verschicken ist zu öffentlich.

Direktaufruf Webmail

Mit dem Direktaufruf ist ein automatischer Login im Postfach verbunden. Deswegen ist der Direktaufruf abgeschaltet (sonst könnte der Domain-Administrator sämtliche auf der Domain angelegten Postfächer lesen).

Mailfilter und E-Mail-Regeln

MailfilterEASY

MailfilterEASY sind vorkonfigurierte Mailfilter, die optimale Sicherheit vor Spam- und Viren-Mails gewährleisten, ohne dabei erwünschte Nachrichten zu beeinträchtigen. Die zugrunde liegenden Filterfunktionen aktualisieren sich automatisch, um einen gleich bleibend hohen Spamschutz zur Verfügung zu stellen.

MailfilterEASY werden in den Einstellungen des jeweiligen Postfachs konfiguriert, können jedoch nicht in der E-Mail-Regel-Verwaltung bearbeitet werden.

Es existiert eine Option zur Abweisung von Viren-E-Mails und verschiedene Optionen zur Behandlung erkannter Spammails. Spammails können dabei zugestellt, im Betreff markiert, gelöscht oder auch abgewiesen werden. Wird eine E-Mail abgewiesen, erhält der Versender eine Benachrichtigung, dass seine gesendete E-Mail als Spam erkannt wurde.

MailfilterEASY können entweder allein oder auch zusammen mit individuellen Mailfiltern verwendet werden. In letzterem Fall greifen zunächst die Einstellungen der MailfilterEASY, bevor andere Filter abgearbeitet werden.

Mailinglisten

Mailingliste können über die email-Adresse (4. Reiter) eingerichtet werden, oder die FK-Internet erledigt das für euch. In beiden Fällen wird die mailingliste mit dem Programm mailman betrieben. Im ersten Fall seit ihr selber dafür verantwortlich, im zweiten Fall nimmt euch die FK Internet etwas Arbeit ab. Die Liste hat dann aber eine andere Domain (amnesty-emails.de) als eure Internetseite.

Um die Liste von der FK Internet einrichten zu lassen, beantragt das im Intranet https://intranet.amnesty.de unter Materialien > Internet > Mailinglisten.

Wenn ihr die mailingliste selber über den 4. Reiter verwalten wollt, sollte das möglich sein, die FK Internet hat derzeit aber wenig Kapazität, bei Problemen zu unterstützen. Im Abschnitt „mailman“ unten sind Links zu weiteren Informationen

Allgemeines

Die Mailingliste kann als Newsletter oder als Diskussionsliste betrieben werden.

Beim Newsletter wird eine Nachricht an alle Teilnehmer auf der Liste verschickt, eine Antwort auf diese Nachricht geht aber nicht an alle Teilnehmer. Das Senden eines Newsletters ist nur berechtigten Personen möglich (zumindest ist das die Voreinstellung), die Empfänger sehen nicht, wer alles auf der Liste ist.

Bei der Diskussionsliste können alle Teilnehmer an die Liste senden und alle anderen Teilnehmer erreichen.

Typischerweise sind die Newsletter-Verteiler größer (mehr Adressen) als die Diskussionlisten.

Zur Einrichtung über die email-Adresse der Domain das Häkchen vor „Mailman-Mailingliste“ setzen und die übrigen Angaben ergänzen. Achtung: Wird die Liste deaktivert (Häkchen entfernt), dann wird sie gelöscht, einschließlich der email-Adressen der Abonnenten.

Der email-Leitfaden im Intranet enthält ebenfalls einige Hinweise zu Mailinglisten.

Mailman

Hier ist eine ungeprüft übernommene deutsche Dokumentation.

Weitere Informationen zu mailman gibt es (auf Englisch) unter

E-Mails verschlüsseln

ist unter Zertifikate beschrieben.

20. November 2018